Wenn man ein Monteurzimmer vermietet kommt es unumgänglich auch zu Beschwerden. Sei es vom Vermieter selbst über Mängel in dem Zimmer oder über die Nachbarn, die sich möglicherweise über den neuen Vermieter beschweren.
Kundenbeschwerden sind immer unangenehm, aber wo zwei Menschen aufeinander treffen gibt es auch immer Auseinandersetzungen. Man muss immer objektiv an die Sache rangehen, weil viele der Beschwerden individuelle Wahrnehmungen sind und jeden anders treffen. Nehmen Sie die Fehler als eine Erfahrung, die durch Sie etwas lernen und verbessern können.
Kompetenz zeigen
Jede Beschwerde, welcher Art sie auch sein möge, birgt im Kern den Zweifel an der Kompetenz des Vertragspartners. Damit schwindet die Grundlage für weitere Kompetenzzweifel müssen also zügig ausgeräumt werden. In den wenigsten Fällen helfen bei Beschwerden klare Garantie- und Servicebedingungen weiter, und selbst wenn, bleibt der individuelle Ärger über den Mehraufwand beim Kunden zurück. In der Regel können Beschwerden nicht sofort erledigt werden, da kommt meisten mehr Ärger auf. Technische und organisatorische Fragen sind auch wichtig, aber den Hauptteil trägt die Kommunikation mit dem Kunden.
Zwischenbescheide geben
Am besten ist es, wenn man den Kunden des Monteurzimmers immer auf dem Laufendem hält. Auch wenn es nur kurze knappe Bescheide sind, schadet es nicht Zwischenbescheide zu geben. Zusätzlich sollte man kostenlose Zusatzleistungen erwähnen, bei Konfrontationen könnte dies die Wogen glätten.
Die erste Reaktion muss innerhalb von 24 Std. erfolgen, da es von Kompetenzbeweis zeigt. Auch wenn es nur eine Antwort ist, dass du dich um das Problem kümmern wirst und mit dem Kunden so schnell wie möglich Verbindung setzt. Bleibe immer ruhig und sachlich und zeige dein Mitgefühl und Betroffenheit. Nimm das Feuer aus der Diskussion und versuche den Vermieter zu beruhigen. Durch Mimik und Gestik kann man den Wind aus den Segeln nehmen. Zeige durch deine Mimik das du zuhörst ein einfaches Nicken zeigt dem Kunden das er verstanden wird. Bestätige ihn durch Sätze wie „Ich verstehe“ oder „Ich kümmere mich darum“ das dir sein Anliegen nicht egal ist.
Zum Schluss als nette Geste:
- Blumen schenken
- Present
- Zusatzkommen übernehmen
- Eine Monatsmiete überlassen
